1.文书
指人们在社会实践活动中为处理各种事情的需要，以文字的方式，在特定的载体上形成的具有一定效用的信息记录。
2.公文
指公务文书的简称，现代公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。是文件管理的主要对象。
3.文件
指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们进行社会交往的工具，也是档案的前身。文件有广义和狭义之分。
4.专用公文
也称专用文书，指某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书，使用范围有极强的专门性和限制性。
5.电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
6.正式通用公文
指根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点，是公文文种的主体。
7.上行文
指下级机关向直接隶属的上级机关、要受隶属关系限制的行文。
8.平行文
指直接向没有隶属关系的对方机关、或没有隶属关系的其他机关的行文。
9.公文格式
指公文文面各项要素的构成及其编排规范。为保证公文的严肃性、完整性和有效性，我国政府曾两度颁布了行政公文格式的国家标准。
10.主送机关
指公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复的责任机关。
11.定稿
指发文机关对所发文件，经过拟稿、会商、审核、签发和复核程序完毕后形成的用于印发正式公文的稿件，是正式公文印制的依据。
12.公文处理
指社会组织内部公文的拟制、传递、办理和整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。